Administrar el flujo permanente de correos que se acumula en tu bandeja de entrada todos los días puede sentirse como una tarea imposible. Hace no mucho tiempo, mantenía una lista larga de carpetas en mi cliente de correo para dar seguimiento a los mensajes por tema, remitente, proyecto, urgencia y cualquier otro contexto que pareciera relevante en ese momento. Pasaba mucho tiempo arrastrando escrupulosamente cada mensaje que recibía en la bandeja de entrada a la carpeta que parecía pertenecer en ese día. Después de un tiempo tenía tantos carpetas que hacia parecer el sistema totalmente inútil. Algunos de los carpetas -incluso luego del trabajo de crearlos y poblarlos- apenas los abría después.

Desde entonces he adelgazado mis cubetas de correo a solo tres: A las que les llamo el trio de confianza. Son solo unos cuantos, simples folders de acción, toma muy poco razonamiento el mantenerme por encima de mi correo y constantemente vacir mi bandeja de entrada.

Nota: este sistema es una modificación de un sistema excelente publicado en Macworld de Abril del 2005 por el rey del Inbox Zero, Merlin Mann publicó y durante en esa epoca murmuré mi propia versión de tener 3 en lugar de 5 folders.

El trio de confianza

• Para Seguimiento�Estos mensajes representan las tareas que debes completar; ya sea por medio de una respuesta que tomará más de dos minutos (cualquier cosa que tome menos que eso, solo hay que hacerlo en ese momento no ?) o algún tipo de acción. Todos estos mensajes representan un ítem en tu lista de cosas por hacer.Ejemplos de mensajes que podrían ir aquí incluyen: una petición par actualizar un sitio web, o un mensaje de un antiguo amigo de la preparatoria con el que no hemos hablado en años y nos queremos tomar un tiempo para escribirle algunas noticias de nuestra vida. Para asegurarte de que realmente damos seguimiento a los mensajes en esta carpeta, debemos revisarlo regularmente. Alternadamente, cuando agregamos un mensaje a esta carpeta, asegurarnos que también lo agregamos a nuestra lista de pendientes. Aquí hay más de como separar los correos de la lista de tareas.

   

   

• ArchivoLa carpeta de archivo es para tener una biblioteca de mensajes a largo plazo. Coloca todos los mensajes que contienen información que probablemente queramos recuperar en algún punto del futuro a largo plazo. Conversaciones completadas, peticiones completadas, memos que hayamos leído, preguntas que hayamos contestado, y proyectos completados van al Archivo. Básicamente, cuando sea que un correo es “cerrado” pero lo puedas encontrar útil en algún futuro hay que colocarlo en el archivo.Tirar todo directamente al archivo puede parecer peligroso como para configurar los filtros dedicados. Por lo menos para mí al principio. Sin embargo, el archivo es nuestra pila vs. archivos; solo recuerda que es completamente encontrable, cualquier mensaje que coloques allí puede sen encontrado usando una búsqueda bién diseñada.
• En Hold (o en Espera)El folder de en Hold es un espacio temporal para los mensajes importantes que necesitamos accesar en los próximos días. Si estas esperando a que alguien te conteste con información importante, o estas manteniendo una conversación sobre un tema sensitivo, mantenlo en el folder de Hold. Para los GTDers, los mensajes en esta carpeta pueden corresponder a los mensjaes en el archivo de recordatorio.Ejemplos de mensajes que pueden ir en este folder son: Un número de confirmación de Fedex para una entrega que esta en camino, o un mensaje de un compañero que dice “Te contesto para el miércoles: Re: El Gra Proyecto”.Esta Carpeta debe ser revisada regularmente y vaciada conforme los contenidos de los mensajes ya no son necesitados (p.e. El paquete de Fedex fué entregado y tu compañero te contesta.)

Vacía tu Bandeja de Entrada

Ahora que tu trio de confianza esta puesto, es hora de vaciar tu bandeja de entrada ya sea que comiences con una bandeja repleta con mensajes de meses o las dos docenas que llegaron desde tu último proceso de clasificación, el método es el mismo. Comenzando desde el mensaje mas viejo, abrelo y:

• Si requiere una respuesta o acción que tomará menos de un minuto en completarse, hazla en ese momento, y luego mueve el mensaje al Archivo.
• Si requiere una acción de tu parte que tomará mas de un minuto completar, muevelo a la carpeta de Seguimiento.
• Si es una información o una promesa que estas esperando de alguien, muevelo al hold.
• Si es un mensaje de información solamente que probablemente quieras recuperarlo después, muevelo al Archivo.
• Si no tiene utilidad, borralo.

Lava, seca y repite para cada mensaje en tu bandeja de entrada hasta que este completamente cía.

Mantenla Vacía

Una vez que bajamos el numero de correos en tu bandeja de entrada a cero, mantenerla de esta manera es cuestión de repetir el proceso anterior unas cuantas veces al día. Programa horas para procesar el correo – como lo primero en las mañanas, una vez luego de la comida y otra vez más por la tarde. Entrenate para mantener esta regla de oro:

Nunca dejes un mensajes leído en tu bandeja de entrada.

Comprometete a realizar una decisión acerca del futuro de cada mensaje que leas en el momento que lo leas. Ya sea que respondas inmediatamente o lo archives en las carpetas de Seguimiento, Archivo o en Hold, nunca dejes un mensaje en tu bandeja de entrada para hacer espacio futuros mensajes – por que siempre habrá mas.

El truco

Ahora bien, solo por que tengas todos tus mensaje archivados convenientemente en las carpetas de Pendientes, Archivo y en Hold no quiere decir que estés libre y soberano. La parte difícil de este sistema es revisar las carpetas de Pendientes y en Hold y completar los círculos abiertos almacenados allí. Para evitar que te absorba el sentimiento de que ya no tienes trabajo, marca todos los mensajes en las carpetas de Pendientes y en hold como no leídos para que puedas echarle un ojo a los mensajes en cola.

El Problema

Claro este sistema no va a funcionar para todos en todas las situaciones. Por ejemplo, uso otras etiquetas específicas para mi blog en mi cuenta de Gmail; adicionalmente a estas tres carpetas, pero cada vez que agrego alguna carpeta más pienso detenidamente al respecto – y nuevas carpetas muchas veces son solo temporales o remplazadas por carpetas de búsqueda que eventualmente son borradas, a diferencia que el trio de confianza son una estructura permanente.

Este artículo fue originalmente escrito en inglés y lo traduje al español.
Ver fuente original en inglés

Por que Gmail y Google Calendar, en más de una ocasión queremos usar nuestro correo fuera de casa, o que tal si queremos checar nuestro correo desde el celular, blackberry o iphone ?. El proceso mas natural para todas estas aplicaciones es usar el protocolo IMAP; este protocolo nos permite leer el correo sin bajarlo primero, solo bajamos lo que abrimos y se queda siempre una copia en el servidor; Gmail nos provee de este protocolo, esto en combinación con su homologo par agenda el protocolo ical estamos del otro lado para todos esos equipos móviles.

El Outlook puede manejar IMAP directamente, esto nos puede permitir abrir el correo de Gmail directo desde su server y usando las etiquetas como folders (de manera transparente) podemos mantenernos organizados, pero que hay del calendario ? ; hasta hace unos días no había una manera real de mantener la agenda del Outlook sincronizada con la de Google Calendar; sin embargo Google liberó el “Google Calendar Sync” y con esto podemos cerrar el círculo de la sincronización y podemos realmente despegarnos de nuestra PC con la certeza de poder ver todos nuestros correos y agendas en linea desde cualquier dispositivo.

En cuanto a almacenaje, Gmail tiene un límite de 6491 MB. que es lo suficiente para cualquier usuario común y corriente, de hecho pueden mover todos sus correos a Gmail usando IMAP via Outlook esto les puede ayudar a tener una transición menos dura.

Bueno y si tengo mi propio dominio ?

En realidad es mas sencillo de lo que podríamos pensar; Gmail permite usar su propio server de correo, si podemos configurar el server de correo propio para que envie todo a Gmail; estamos del otro lado, es más Gmail puede mandar usando su dirección de correo del otro dominio, lo cual hace más convenientes las cosas; ahora si no tengo y quiero tener mi propio dominio vale la pena le hechen un ojo a Google Apps que permite tener todo en un solo lugar, y es gratis! (hay una versión pro que cuesta algo); ellos nos dan de alta el dominio , y nos dan herramientas para armar la página.. (un clavo más a ataud del negocio de hosting).

Links

• Google Calendar Sync
• Google Apps